Pentingnya Catatan Harian Proyek
PADA 17 - MARCH - 2011
Secara alamiah setiap proyek adalah unik, tidak pasti, dan selalu banyak perubahan. Berbagai masalah yang selalu muncul dari awal sampai dengan akhir proyek terkadang sangat membebani kita sehingga peristiwa yang terjadi sehari – hari bisa jadi lupa, ide yang kadang terlintas dalam benak kita kadang bisa hilang apabila tidak kita catat setiap waktu.
Budaya menulis buku atau catatan harian yang sering dilakukan oleh kebanyakan remaja di Indonesia perlu dilakukan oleh setiap personel tim proyek. Setiap anggota tim, dari Project Manager sampai ke pelaksanan di lapangan, wajib memiliki buku harian. Buku harian berisi semua kejadian yang terjadi di proyek anda pada hari itu, baik yang penting atau tidak, dengan gaya penulisan deskripsi dan narasi akan memudahkan anda mengingat tanggal terjadinya peristiwa. Buku harian membantu anda untuk melacak dokumen, surat menyurat, notulen rapat dan lain – lain untuk digunakan dalam menyelesaikan permasalahan yang terjadi di kemudian hari. Setidak – tidaknya point penting yang harus anda catat adalah dalam buku harian adalah sebagai berikut:
1. Kondisi cuaca, catatan mengenai kondisi cuaca setiap hari nantinya akan cukup membantu apabila cuaca di musim hujan berpengaruh besar pada keterlambatan proyek.
2. Jumlah pekerja, dengan memonitor jumlah pekerja setiap hari
3. Apa ada pekerjaan yang tertunda pada hari itu, tuliskan sebabnya
4. Apakah ada memo dari owner atau pengawas tentang penundaan pekerjaaan anda
5. Apakah ada instruksi lisan dari owner atau MK mengenai pekerjaan tambah
6. Apakah ada instruksi tertulis dari owner mengenai pekerjaan tambah
7. Apakah ada instruksi tentang perubahan pekerjaan
8. Apakah ada material anda yang terlambat, jelaskan penyebabnya
9. Material dan alat yang masuk setiap hari
10. Deskripsikan kegiatan pekerjaan di lapangan, volume pekerjaan yang penting
11. Resumekan hasil rapat jika ada rapat
12. Surat masuk dan surat keluar
Point di atas dapat ditambahkan sesuai dengan kondisi proyek anda, dan dibagi tugaskan kepada setiap anggota tim proyek sesuai dengan relevansi job desc nya.
Menulis buku harian bisa dalam bentuk Ms Word maupun dalam block note, terserah kesukaan anda. Setiap hari harus ada salah satu tim proyek yang mengumpulkan catatan harian dari masing – masing anggota tim proyek dan diresumekan menjadi satu, bisa ditambahkan informasi – informasi yang penting dari Project Manager. Kemudian catatan tersebut dibagikan melalui email atau dalam bentuk hardcopy kepada seluruh anggota tim proyek setelah dicek oleh Project Manager atau wakilnya.
Dalam berbagai jurnal dan penelitian miscommunication merupakan salah satu faktor yang sering mengakibatkan cost overrun dalam suatu proyek. Buku harian merupakan salah satu cara untuk mengendalikan arus informasi dan memastikan tidak adanya miscommunication di antara personel tim proyek.
Sumber: proyekita.com
Tidak ada komentar:
Posting Komentar